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Manual: Orçamento

1. Introdução

O Argo oferece a possibilidade de o cliente gerenciar o orçamento destinado as viagens corporativas, assim podendo aplicar algumas políticas de viagens, além de acompanhar a utilização deste orçamento.

Neste manual vamos ver os detalhes de configuração e usabilidade desta feature do Argo Gestão de Viagens e Despesas Corporativas.

2. Configuração

A configuração do Orçamento no Argo é simples, partindo da premissa de que o ambiente já esteja configurado em sua forma básica, ou seja, usuário, centro e custo, forma de pagamento entre outros estejam já criados, o orçamento já pode ser criado e para isso precisamos configurar mais dois itens:

2.1 Conta Contábil

É necessário criar uma conta contábil para vincular com os serviços que serão utilizados e consumirão o orçamento. A conta contábil é um item obrigatório para o módulo de orçamento.

Vá em CONFIGURAÇÕES>CADASTROS AUXILIARES>CONTA CONTÁBIL e clique em novo:

Observe que os serviços que serão utilizados pelo cliente, e consequentemente consumirão o orçamento criado, estão selecionados no cadastro da CC, sendo assim sempre que o cliente utilizar esse serviço, ele utilizará o orçamento vinculado com essa conta contábil.

A CC pode ser separada por nacional ou internacional, empresa e pelos serviços disponíveis, porém não se pode criar mais de uma CC para nacional e aéreo, ou internacional e aéreo por exemplo, por isso geralmente os clientes utilizam apenas uma conta contábil para todas as viagens e serviços, dessa forma simplificando o cadastro:

2.2 Orçamento

Após configurarmos a Conta Contábil já podemos criar o orçamento. O orçamento é criado por centro de custo, então podemos ter vários orçamentos em um cliente, e além de ser vinculado ao centro de custo ele é cadastro por mês, ou seja, cada centro de custo pode ter 12 orçamentos por ano. Vá em CONFIGURAÇÕES>ORÇAMENTO e clique em novo:

O orçamento deve ser vinculado com a conta contábil, o centro de custo e o período do orçamento deve ser informado:

O orçamento pode ser também vinculado com empresa, isso vai depender da estrutura do cliente. Após as informações acima terem sido selecionadas, no campo “Valor” deve ser informado o valor do orçamento para aquele período:

Esse campo deve ser preenchido somente com valores, pois o ambiente vai assumir a moeda padrão configurada no cliente, depois clique em “Atualizar” e o orçamento já poderá ser utilizado:

Após criado o orçamento, é possível inserir ou retirar valores desse orçamento, para isso acesse-o novamente e ao lado do valor orçado haverá um dropdown com as opções para adicionar um valor ou retirar um valor. Selecione a opção desejada, insira o valor para adicionar/retirar e atualize o orçamento, assim o valor será atualizado:

Qualquer alteração no orçamento ficará gravada e será apresentada no histórico do mesmo, para visualizar este histórico acesso o cadastro do orçamento e clique no botão “Ajuste”:

No botão “Histórico” teremos todas as alterações e as solicitações que movimentaram o orçamento:

Caso necessário o orçamento pode ser inativado, para isso acesse o orçamento e desmarque a opção “Ativo” depois atualize o orçamento:

3. Usabilidade

Após a configuração feita, o orçamento começará a ser consumido, e sempre que a OS for emitida o valor total da solicitação será retirado do mês em que a OS for emitida, isso por padrão. Se a OS for cancelada o valor voltará ao orçamento do mês se cancelado no mesmo mês da emissão.

Para acompanhar esse consumo em tela, deve-se configurar a política “SALORC” que apresentará o resumo do orçamento de acordo com o parâmetro escolhido, neste caso pode-se configurar para apresentar em todos os status da solicitação:

O resumo do orçamento possui as seguintes colunas:

– Vlr. Orçado: Valor configurado no orçamento, o montante inicial

– Vlr. Previsto: Solicitações empenhadas, por padrão após a aprovação da OS o valor fica empenhado, ou seja, destinado para aquela OS.

– Vlr. Realizado: Solicitações emitidas e debitadas neste orçamento.

– Vlr. Disponível: É o resultado de Valor Orçado – Valor realizado, ou seja, o que está livre para utilização.

– Vlr. Viagem: Valor total da viagem da OS. Esse valor somente aparece após a criação da OS, ou seja, do status de “Aguardando Aprovação” em diante.

– Vlr. Final: É o resultado do Valor disponível – Valor da Viagem, ou seja, o que sobra.

Além da apresentação do saldo na tela da OS, é possível que o acompanhamento do orçamento seja feito através do menu “Consulta Orçamento”, que fica em

CONFIGURAÇÕES>ORÇAMENTO >CONSULTA ORÇAMENTO:

Para que esse item fique disponível, é necessário habilitar a política “ORCCON” Na tela de consulta insira a Conta Contábil, Centro de Custo e o período desejado:

Depois clique em pesquisar e depois selecione o orçamento disponibilizado:

Quando uma solicitação é cancelada, o sistema retorna o saldo ao orçamento do mês em questão e ela deixa de aparecer no histórico.

O comportamento padrão do Argo é que em caso de saldo insuficiente no orçamento, entende-se saldo insuficiente quando não houver valor disponível, bloqueará a emissão da solicitação, ou quando houver uma emissão de reserva on-line o Argo bloqueará a emissão da reserva neste mesmo status, resumindo, sempre na emissão. Para mudar os comportamentos padrões citados é necessário habilitar a política “CONORC” e, de acordo com os parâmetros disponíveis, esses comportamentos serão alterados. Vejamos os parâmetros abaixo:

Com o parâmetro “Empenha e verifica saldo do orçamento na escolha”, no status “aguardando escolha”, é verificado se existe saldo no centro de custo informado e o valor já será empenhado no mês de abertura da solicitação. Caso a solicitação seja online, não havendo saldo, ela cairá para escolha e fica gravado no follow up a mensagem:

Empenha valor considerando data final da viagem”, empenhará o valor no mês da data final da viagem.

“Empenha valor considerando data inicial da viagem”, empenhará o valor no mês da data inicial da viagem.

Com o parâmetro “Permite o estouro do valor orçado”, não é feita a validação do saldo e a emissão da solicitação é realizada normalmente, sendo que o respectivo orçamento ficará com o saldo negativo.

No caso do parâmetro “Transfere orçamento para o mês seguinte”, existe uma rotina que transferirá o orçamento para o próximo mês.

Por exemplo: ao habilitarmos a Política com o parâmetro “Bloqueia o estouro na aprovação”, quando a OS estiver no status “Aguardando Autorização”, o aprovador não conseguirá seguir.

Para o fluxo de Expense, teremos alguns comportamentos específicos:

  • O valor do Adiantamento será empenhado após a aprovação.
  • Após o pagamento do Adiantamento o valor deste será realizado caso o ambiente esteja somente habilitado com adiantamento (MODADI)
  • Se o ambiente possuir o módulo de reembolso (MODREE), somente teremos um valor realizado no lançamento do pagamento da prestação de contas, ou seja, no final do processo.
  • Após a prestação de contas, o aprovador de Conferência/Reembolso visualizará o valor do Adiantamento e das despesas lançadas somados no campo “Vlr. Viagem”.
  • Após a aprovação de Conferência/Reembolso, o valor que será considerado no “Vlr previsto” será o do Adiantamento.
  • Após o lançamento do pagamento da OS, o saldo final da prestação de contas irá para o realizado, exemplo: Adiantamento R$ 100,00 + R$ 150,00 Prestação de Contas = R$ 150,00 descontados do Orçamento.

 

Observações:

  • Os valores empenhados e realizados serão apresentados no relatório de Orçamento.
  • Solicitações reprovadas não aplicarão impacto no orçamento.
  • A categoria de despesas VIAGENS será ignorada para o orçamento, pois o valor da viagem já terá sido sensibilizado no orçamento do devido produto emitido.
  • As regras de débito ou crédito no orçamento seguirão o valor da prestação de contas, ou seja, levando em consideração valores de reembolso ou devolução.
  • Caso o adiantamento não seja utilizado após seu pagamento, o usuário deverá prestar contas com total de devolução para que o fluxo possa seguir e o valor retornar ao orçamento total.
  • O débito ou crédito do orçamento sempre será realizado de acordo com a data de pagamento informada no Lança Pagamento, seguindo assim o conceito contábil mundialmente aplicado.
  • Caso a solicitação seja composta por um produto de viagens e adiantamento, as regras do orçamento seguirão a do produto de viagens para toda a solicitação.
  • A política ORCPED não funcionará para controle orçamentário do Expense.

 

O Argo também avisa quando o orçamento estiver acabando, neste caso utilizaremos a política “PERORC” para definir até dois avisos para quando o orçamento atingir uma percentagem restante o e-mail ser disparado. Os e-mails serão disparados para os aprovadores e para os e-mails cadastrados através do menu “Lista de e-mail orçamento”.

4. Orçamento por pedido

Uma utilização mais específica para o orçamento é a de “Orçamento por Pedido”, nela o orçamento e vinculado a um pedido e não a um período (Mês/Ano), porém o pedido ao qual a solicitação será destinada será indicado somente no momento da emissão, ou seja, o consultor da agência irá indicar o orçamento que será utilizado.

Quando o controle de orçamentos é feito por pedidos, não é possível utilizar as políticas APRORC e ORCSEG porque elas se baseiam em orçamentos por data, além disso, é necessário que a Política EMPCUS esteja habilitada para que seja selecionada a empresa no momento da abertura de uma solicitação. Caso essa Política não esteja habilitada o orçamento não será carregado.

Quando o controle de orçamentos é feito por pedidos, não é possível utilizar as Políticas APRORC ORCSEG porque elas se baseiam em orçamentos por datas.

Existem outras políticas que vão trabalhar com esse módulo, algumas já mencionadas aqui, porém segue uma lista dessas politicas com os links para a Argo Wiki:

AGEORC

APRORC

CONORC

ORCANU

ORCCON

ORCMOT

ORCPAI

ORCPED

ORCSEG

PERORC

SALORC

5. Relatórios

No Argo, os arquivos de orçamento estão divididos em mapas ou relatórios. Os mapas podem ser extraídos no próprio menu de orçamento:

Nesses menus, visualizamos as estruturas das informações cadastradas. O “Mapa Orçamento Mensal” é o mais completo. Além, dos valores de budget, visualizamos ajustes, valor empenhado, realizado e valor disponível:

Caso o orçamento seja por pedido, também conseguimos extrair um mapa nessa tela:

Já o mapa de ajustes, como o nome sugere, detalha as alterações que foram feitas com todo histórico dessa mudança, tanto no modelo por pedido quanto no mensal:

O Argo também oferece um relatório completo com todas as informações disponíveis, esse relatório está disponível através do menu [CAMINHO RELATÓRIOS NG]

É possível extrair duas formas de visualizações, o “Resumo” e o “Lançamentos”

O relatório de resumo apresentará o resumo do orçamento:

Já o relatório de lançamentos, trará os serviços que consumiram algum orçamento:

 

 

 

 

 

 

 

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